Estudio de la transición electrónica documental mediante la guía PMBOK® del PMI: un análisis de las lecciones aprendidas en la universidad de américa

Desde su creación en 1956, la Universidad de América realizó la mayoría de sus procesos académicos y administrativos a través de registros en papel. No obstante, la coyuntura sanitaria del año 2020, marcada por la pandemia del COVID - 19 y la declaratoria de aislamiento preventivo en el país, obligó a la institución a dar un giro hacia un modelo de operación sincrónico apoyado por el uso de las Tecnologías de la Información y las Comunicaciones - TIC. Este cambio aceleró la transición electrónica orientada a mejorar la organización, el control y la disponibilidad de los documentos institucionales de manera sostenida en el tiempo.

Este estudio recoge las principales lecciones aprendidas durante este proceso, tomando como referencia metodológica la guía del Project Management Body of Knowledge PMBOK® del Project Management Institute PMI.

Desarrollado a partir de tres ejes fundamentales: a) el diagnóstico de la producción documental en la Universidad de América durante los años 2020 y 2021, b) la revisión de la Directiva Presidencial de Cero Papel, que impulsa la disminución en el uso de este insumo, y c) la identificación de aprendizajes de valor con base en los lineamientos de gestión de proyectos planteados en la guía PMBOK® del PMI.

El diagnóstico permitió reconocer la cantidad, el tipo y la manera en que fueron organizados los documentos generados en el período de referencia.

Por su parte, la Directiva Presidencial de Cero Papel, expedida por el Gobierno Nacional, se constituyó en un marco orientador para que la transición electrónica se desarrolle en concordancia con criterios de sostenibilidad ambiental y eficiencia administrativa propios del contexto colombiano.

Asimismo, la identificación de las lecciones aprendidas constituye una herramienta que documenta los aspectos a tener en cuenta en futuros proyectos.